Penanganan data secara manual banyak mengalami masalah diantaranya adalah ketidakpraktisan, kurangnya kecepatan dalam memperoleh informasi dan pengolahan data yang lamban. Oleh karena itu, diperlukan suatu cara yang bisa mengatasi masalah dalam penanganan data diantaranya adalah sistem basis data. Sistem basis data terdiri dari dua unsur yang membentuk suatu kesatuan dalam membantu kita untuk mengolah data data, unsur tersebut adalah basis data dan sistem manajemen basis data ( DBMS ). Basis data merupakan kumpulan data atau informasi yang diorganisasikan secara teratur guna memenuhi kebutuhan pengguna. Sistem manajemen basis data ( DBMS ) merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk megolah data, contohnya adalah Microsoft Access.
Data yang berada dalam lingkungan sekolah menengah merupakan salah satu contoh basis data dimana didalamnya terdapat banyak data seperti data siswa, data guru, data nilai, data absensi, data kegiatan, dan data administrasi. Banyak sekolah menengah yang masih mengandalkan cara manual untuk megolah data – data tersebut, terutama sekolah – sekolah yang berada cukup jauh dari jangkauan perkembangan teknologi informasi. Hal in mendorong kami untuk mencoba menganalisis [ estimasi ], merancang, dan mengembangkan suatu tool yang mungkin bisa dipakai oleh pihak atau kalangan sekolah menengah untuk mengolah data – data tersebut. Namun, disini kami merancang dan mengembangkan tool yang hanya menangani data yang berkaitan dengan kegiatan siswa dan guru di sekolah seperti data siswa, data guru, data KBM, dan data nilai. Software yang kami gunakan dalam merancang dan mengembangkan tool ini adalah Microsoft Access sebagai DBMS – nya dan Borland Delphi sebagai user interface – nya. Metode yang kami gunakan dalam pengembangan tool ini adalah metode incremental karena sangat mungkin akan terjadinya perbaikan dan peningkata kualitasnya di kemudian hari.